5S

5S

GRUPO 1

Introdução:

A gestão da Qualidade é primordial para o estabelecimento e sobrevivência de uma instituição e para viabilizar o controle de atividades.informações e documentos. A meta é a boa prestação de serviços, de forma eficiente e dinâmica para que o solicitante fique satisfeito.

Dentre as muitas ferramentas que podem ser usadas pra implantar o Sistema da Qualidade total numa empresa ou instituição é o Programa 5S. Este é o ponto de partida e um requisito básico para o controle da qualidade, uma vez que proporciona vários benefícios ao setor. A ordem, a limpeza, o asseio e a autodisciplina são essenciais para a produtividade.       

Porém, este programa implantado sozinho, somente ele, não assegura o Sistema da Qualidade eficiente. É necessário haver melhorias contínuas, treinamentos e conscientização do pessoal quanto à filosofia da qualidade.

O Programa 5S tem aplicabilidade em diversos tipos de empresas e órgãos, inclusive em residências, pois traz benefícios a todos que convivem no local, melhora o ambiente, as condições de trabalho, saúde. higiene e traz eficiência e qualidade. De acordo com experiências de empresas que já implantaram o programa, a “chave” não é somente a aplicação dos conceitos, mas a mudança cultural de todas as pessoas envolvidas e a aceitação de que cada um deles é importante para melhorar o ambiente de trabalho, a saúde física e mental dos trabalhadores e o sistema da qualidade.

O conceito do Método 5S e as palavras surgiram no Japão, onde cada um destes conceitos começa com a letra “S”, por isso o método ser chamado 5S.

Apesar disto, houve adaptação dos conceitos para a língua portuguesa, assim como adaptação em outros países que desenvolveram programas semelhantes para aprimorar a qualidade.

Mas é importante lembrar que implantar o programa não é apenas traduzir os termos e estudar sua teoria e seus conceitos. Sua essência é mudar atitudes, pensamento e comportamento do pessoal.

GRUPO 2

Conceito:

O Método "5S" foi base da implantação do Sistema de Qualidade Total nas empresas. Surgiu no Japão, nas décadas de 50 e 60, após a Segunda Guerra Mundial, quando o país vivia a chamada crise de competitividade. Além disso, havia muita sujeira nas fábricas japonesas, sendo necessária uma reestruturação e uma “limpeza”. O país precisava reestrutura-se, organizar as indústrias e melhorar a produção para ser compatível com o mercado mundial O programa tem este nome por tratar-se de um sistema de cinco conceitos básicos e simples, porém essenciais e que fazem a diferença no Sistema da Qualidade.

Espanha e Inglaterra adotaram metodologias equivalentes, porém com nomes diferentes: “Teoria da Escova” e “Housekeeping”, respectivamente; mas a idéia é a mesma- sempre buscar o Sistema da Qualidade Total .

É possível eliminar o desperdício (tudo o que gera custo extra) em cinco fases, com base no método "5S". Foi um dos fatores para a recuperação de empresas japonesas e a base para a implantação da Qualidade Total naquele país. Os cinco conceitos foram introduzidos no Brasil posteriormente, em 1991, pela Fundação Cristiano Ottoni.

Os 5 conceitos são:

1.º S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO

CONCEITO: "separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário".

2.º S - SEITON - SENSO DE ARRUMAÇÃO

CONCEITO: "identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente".

3.º S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA

CONCEITO: "manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar".

4.º S - SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE E HIGIENE

CONCEITO: "manter um ambiente de trabalho sempre favorável a saúde e higiene".

5.º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA

CONCEITO: "fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito, transformando os 5s's num modo de vida".

GRUPO 3

Objetivos do programa:

Baseado em sua própria elaboração, o Método 5S visa a combater eventuais perdas e desperdícios nas empresas e indústrias; educar a população e o pessoal envolvido diretamente com o método para aprimorar e manter o Sistema de Qualidade na produção.

É importante a alteração no comportamento e atitudes do pessoal. A

conscientização dos integrantes da importância dos conceitos e de como eles devem ser usados facilita a implantação do programa.

A abordagem do programa deve ser aplicada como hábito e filosofia, não apenas no “house keeping” ( cuidar da casa).

Deste modo, o 5S auxiliará na reorganização da empresa, facilitará a identificação de materiais, descarte de itens obsoletos e melhoria na qualidade de vida e ambiente de trabalho para os membros da equipe.

Cada fase é intimamente ligada à outra, sendo também um “pré-requisito” para a consolidação da fase seguinte. Uma vez iniciado o processo, fica mais fácil dar continuidade à implantação do método. Consequentemente, haverá consolidação do Sistema da Qualidade e melhoria do desempenho geral no setor.

Planejamento e Prática dos Conceitos

De acordo com o conceito japonês, pode-se eliminar o desperdício, e

consequentemente o custo extra também, nestas cinco fases que ajudarão também a implantar o Sistema da Qualidade.

GRUPO 4

1.º S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO

CONCEITO: "separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário".

Também pode ser interpretado com Senso de Utilização, Arrumação, Organização, Seleção.

Nesta fase, o trabalho começa a ser colocado em ordem, para que só se utilize o que for realmente necessário e aplicável. Por isso, é importante ter o necessário, na quantidade adequada e controlada para facilitar as operações.

É essencial saber separar e classificar os objetos e dados úteis dos inúteis da seguinte forma:

• o que é usado sempre: colocar próximo ao local de trabalho.

• o que é usado quase sempre: colocar próximo ao local de trabalho.

• o que é usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local de trabalho.

• o que é usado raramente, mas necessário: colocar separado, em local determinado.

• o que for desnecessário: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa espaço necessário e atrapalha o trabalho.

Vantagens:

• Reduz a necessidade e gastos com espaço, estoque, armazenamento, transporte e seguros.

• Facilita o transporte interno, o arranjo físico, o controle de produção.

• Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e também os danos a materiais ou produtos armazenados.

• Aumenta a produtividade das máquinas e pessoas envolvidas.

• Traz maior senso de humanização, organização, economia, menor cansaço

físico e maior facilidade de operação.

• Diminui riscos acidentais do uso destes materiais pelo pessoal, todos da equipe devem saber diferenciar o útil do inútil, o que é realmente necessário e o que não é. Na terminologia da Qualidade, denomina-se “bloqueio de causas” ou ação preventiva.

GRUPO 5

2.º S - SEITON - SENSO DE ARRUMAÇÃO

CONCEITO: "IDENTIFICAR E ARRUMAR TUDO, PARA QUE QUALQUER PESSOA POSSA LOCALIZAR FACILMENTE

Também pode ser definido como Senso de Ordenação, Sistematização, Classificação, Limpeza.

O objetivo é identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o que precisa e a visualização seja facilitada.

Nesta fase é importante:

• padronizar as nomenclaturas.

• usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão.

• guardar objetos diferentes em locais diferentes.

• expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio,

locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc.

• determinar o local de armazenamento de cada objeto

• onde for possível, eliminar as portas.

• Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a

locomoção no local.

Vantagens:

• Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar, etc.

• Menor necessidade de controles de estoque e produção.

• Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, além de facilitar a execução do trabalho no prazo.

• Evita a compra de materiais e componentes desnecessários ou repetidos ou danos a materiais ou produtos armazenados.

• Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhor

ambiente.

• Melhor disposição dos móveis e equipamentos

• Facilitação da limpeza do local de trabalho

A ordenação eficiente do material de trabalho deve ser implantada com uma nomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas, documentos, salas, estoques, etc e com a indicação correta do local de estocagem. As pessoas devem saber onde procurar cada coisa quando necessário e todos devem seguir as regras.

É importante fazer uma análise da situação atual da instituição, como as coisas estão organizadas e onde. Sempre que possível, deve-se trabalhar para reduzir os estoques e qual o melhor local para guardar cada coisa.

A idéia principal nesta fase é:

“Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.”

GRUPO 6

3.º S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA

CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE SEMPRE LIMPO, ELIMINANDO AS CAUSAS DA SUJEIRA E APRENDENDO A NÃO SUJAR”

Também pode ser definido como Senso de Zelo.

Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo e dos benefícios de ambiente com a máxima limpeza possível. O ambiente limpo traduz qualidade e segurança.

O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona:

• Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho.

• Evita perdas e danos de materiais e produtos.

Para isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se a:

• Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usar encontre-o limpo.

• aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira.

• definir responsáveis por cada área e sua respectiva função.

• manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na melhor condição de uso possível.

• Após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo utilitário

• Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para os cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira

• Não jogar lixo ou papel no chão

• Dar destino adequado ao lixo, quando houver

Inclui-se ainda neste conceito, de um modo mais amplo, manter dados e informações atualizados, procurar ser honesto no ambiente de trabalho e manter bom relacionamento com os colegas. Tudo isto é fundamental para a imagem (interna e externa) da empresa.

GRUPO 7

4.º S - SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE E HIGIENE

CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE DE TRABALHO SEMPRE FAVORÁVEL A SAÚDE E HIGIENE".

Também pode ser definido como Senso de Asseio e Integridade.

Higiene é manutenção de limpeza, e ordem. Quem exige qualidade cuida também da aparência. Em um ambiente limpo, a segurança é maior. Quem não cuida bem de si mesmo não pode fazer ou vender produtos ou serviços de qualidade. O pessoal deve ter consciência da importância desta fase, tomando um conjunto de medidas:

• ter os três S's previamente implantados.

• Capacitar o pessoal para avaliem se os conceitos estão sendo aplicados realmente e corretamente

• eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes ou manuseios perigosos

• humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica.

• difundir material educativo sobre a saúde e higiene.

• respeitar os colegas como pessoas e como profissionais,

• colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega

• cumprir horários,

• entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil,

• não fumar em locais impróprios, etc.

Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistema e matérias de limpeza.

Requer manutenção da ordem, da limpeza e principalmente disciplina. Cada membro da equipe deve ter consciência da importância de se trabalhar num local limpo e organizado.

As vantagens são:

• melhor segurança e desempenho do pessoal.

• Prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente.

• Melhor imagem da empresa internamente e externamente.

• Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho

Algumas medidas importantes e úteis nesta fase também podem ser colocar avisos ou instruções para evitar erros nas operações de trabalho, bem como designações, avisos e identificação dos equipamentos (recursos visuais).

Quando importantes, os avisos devem ser vistos à distância, bem destacados e acessíveis a todos do setor.

É importante nesta fase conferir se o programa está sendo realmente implantado, verificando cada etapa, se o pessoal está preparado e motivado a cumprir o programa.

GRUPO 8

5.º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA

CONCEITO: "fazer dessas atitudes um hábito, transformando os 5s's num modo de vida".

Atitudes importantes:

• Usar a criatividade no trabalho, nas atividades.

• Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho.

• Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas.

• Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os para os 5s's .

• De tempos em tempos aplicar os 5s's para avaliar os avanços.

É importante cumprir os procedimentos operacionais e os padrões éticos da instituição, sempre buscando a melhoria. A auto-disciplina requer a consciência e um constante aperfeiçoamento de todos no ambiente de trabalho. A consciência da qualidade é essencial.

Com o tempo, a implantação do programa traz benefícios:

• Reduz a necessidade constante de controle.

• Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação.

• Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utensílios, etc.

• Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação.

• Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de controles, pressões, etc.

GRUPO 9

Dicas para a prática do método 5S:

Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil. Só o que tem utilidade certa deve estar disponível.

Eliminando-se o que não é útil, você pode se concentrar apenas no que é útil. Dê atenção a tudo que estiver dentro de seu ambiente de trabalho (máquinas, ferramentas, estoques, móveis, papéis, etc.) e defina o que é necessário através de instruções claras para que todos possam separar o útil do inútil.

Algumas perguntas podem ser elaboradas para direcionar o processo:

1. O que pode ser jogado fora e o que deve ser guardado?

2. O que pode ser útil para outro setor ?

3. O que pode ser consertado ?

4. É possível trabalhar de forma mais econômica, racionalizando o

tempo?

Após colocar em um local determinado aquilo que será descartado, convide as pessoas de outros setores para que escolham, entre os itens disponíveis, o que de fato lhes interessar. Analisar como as coisas estão guardadas, onde e por quê. Arrumação é importante para agilizar o acesso aos documentos e outras coisas em seus devidos lugares.

Administrar bem o patrimônio da instituição é essencial, principalmente no que se refere a organização e identificação de :

• Laudos

• relatórios

• atas

• documentos em geral

• pareceres

• dados estatísticos

• arquivos e pastas de documentos.

Sempre que possível, eliminar ou diminuir o processo burocrático de ações ou documentos, procurando aproveitar o tempo e economizar trabalho desnecessário.

Cada um deve ficar responsável pelo seu espaço, sem prejudicar o espaço do outro. Sempre deve-se questionar se algo está bom o suficiente ou se é possível ser melhorado.

Estoques e utensílios de trabalho:

Para haver corretas armazenagem, organização e identificação, devem ser feitas algumas perguntas:

1. É possível reduzir os estoques ?

2. O que está à mão precisa mesmo estar ali ?

3. Os nomes das coisas estão padronizados ?

4. Qual o melhor local para cada coisa e por que?

5. O que é necessário está à mão?

GRUPO 10

Dicas para a prática do método 5S – continuação:

Levante sugestões para a melhoria e limpeza do local de trabalho. Marque, se possível, o dia da limpeza definido, para que todos se organizem. É importante que todos participem, fazendo a limpeza básica em conjunto, jogando papéis fora, fazendo pequenos consertos, etc..

Compartilhe idéias com os colegas, discuta as alternativas propostas e valorize o trabalho de cada um.

O que deve ser verificado e avaliado para elaboração de um ambiente organizado e propício, com a metodologia 5S implantada:

1. Apresentação dos funcionários devem se apresentar com boa aparência usando trajes limpos, não rasgados.

2. Piso e área externa ao setor (corredores) devem estar limpos, secos e

organizados, sem acúmulo de materiais e sucatas, devem possuir linhas

demarcando as áreas de circulação.

3. Higiene= O ambiente deve estar limpo, sem acúmulo de materiais orgânicos ou inorgânicos. Deve estar livre também de materiais/ equipamentos que provoquem contaminação química.

O pessoal deve cuidar da higiene pessoal e usar os devidos equipamentos de segurança ( onde aplicáveis), para garantir a integridade física.

É importante também o cuidado com as máquinas, aparelhos, equipamentos e utensílios.

As dicas de prática do método 5S devem tornar-se hábitos na instituição, entre os funcionários, em todos os setores para que o programa seja mantido e o controle fique mais fácil.

Em cada etapa, é essencial que o método seja verificado, a implantação tem de estar em constante verificação; isto também e importante para a próxima fase, pois são todas interligadas.

A última etapa de uma série é o ponto de partida para a primeira etapa da próxima.

A fase de auto-disciplina, principalmente é uma das mais importantes e cruciais do programa, pois é a fase em cada um dos envolvidos terá que desenvolver seu próprio senso de ordenação e assumir o compromisso com a metodologia e com suas atividades.

Cada um fazendo a sua parte contribui para o desenvolvimento de todo o programa e a manutenção da qualidade.

Cada um deve estar ciente de suas responsabilidades, ter suas funções definidas e ser treinados para que haja eficiência na prestação dos serviços, segurança no local de trabalho e incentivo à capacidade criativa.

Idéias principais do Método 5S:

‘Se você sabe e não faz, é como se você não soubesse.”

“Os três primeiros Ss, ou seja, as 3 primeiras fases são a base para o sucesso da implantação do programa.”

“Ordenar é identificar.”

“O ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, e sim o que menos se suja.”

“Organização do pessoal reflete organização do ambiente.”

“Todo o trabalho tem de ser feito em equipe.”

“ A tolerância também é uma ferramenta de trabalho, desde que usada na medida certa.”